Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable

1.1. Responsable del Tratamiento

CORPORACIÓN LA CIEN CLUB (en adelante, "La Cien Club", "el Club", "nosotros" o "el Responsable"), entidad sin ánimo de lucro identificada con NIT 902014794, con domicilio en Carrera 15 No. 99-23, Bogotá D.C., Colombia, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados.

1.2. Marco Normativo

Esta Política se desarrolla en cumplimiento de:

• Ley 1581 de 2012: Régimen General de Protección de Datos Personales de Colombia
• Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581
• Decreto 1074 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (Título 2, Capítulo 25 y 26)
• Circular Externa 002 de 2015 de la SIC: Sobre el Registro Nacional de Bases de Datos
• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD): Cuando aplique a titulares en la Unión Europea

1.3. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

En cumplimiento de la normativa vigente, La Cien Club ha evaluado su obligación de registro ante el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). El Club mantiene inscripción vigente de las bases de datos que corresponda según los criterios establecidos por la autoridad, y actualiza dicho registro conforme a los plazos legales.

1.4. Ámbito de Aplicación

Esta Política aplica a:

• Aspirantes a membresía
• Miembros activos e inactivos
• Invitados de miembros
• Visitantes del sitio web
• Proveedores y aliados comerciales (personas naturales)
• Cualquier persona cuyos datos sean tratados por el Club

2. Definiciones

Para efectos de esta Política, se entiende por:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus datos personales
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita para dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas de Tratamiento
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento
• Dato Personal: Cualquier información vinculada a una persona natural determinada o determinable
• Dato Público: Dato calificado como tal por la ley o que no es semiprivado, privado o sensible
• Dato Semiprivado: Dato de conocimiento restringido, como datos financieros o crediticios
• Dato Privado: Dato íntimo y reservado, solo relevante para el Titular
• Dato Sensible: Dato que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, salud, vida sexual, datos biométricos)
• Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable
• Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento
• Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión)
• Transferencia: Envío de datos del Responsable a un tercero que también es Responsable
• Transmisión: Envío de datos del Responsable a un Encargado dentro o fuera del país

3. Principios Rectores del Tratamiento

El tratamiento de datos personales en La Cien Club se rige por los siguientes principios:

• Legalidad: El Tratamiento se sujeta a la ley y demás disposiciones aplicables
• Finalidad: El Tratamiento obedece a finalidades legítimas, informadas al Titular
• Libertad: El Tratamiento requiere consentimiento previo, expreso e informado del Titular
• Veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada
• Transparencia: El Titular tiene derecho a obtener información sobre sus datos en cualquier momento
• Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se limita a personas autorizadas por el Titular o por ley
• Seguridad: Se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos
• Confidencialidad: Todas las personas que tratan datos están obligadas a garantizar su reserva

4. Datos Personales Recolectados

4.1. Datos de Identificación y Contacto

• Nombres y apellidos completos
• Tipo y número de documento de identidad (cédula, pasaporte, cédula de extranjería)
• Fecha y lugar de nacimiento
• Nacionalidad
• Género
• Estado civil
• Dirección de residencia
• Correo electrónico personal y/o laboral
• Número de teléfono fijo y/o celular

4.2. Datos Profesionales y Laborales

• Profesión u ocupación
• Nombre de la empresa o lugar de trabajo
• Cargo desempeñado
• Dirección laboral
• Sector económico

4.3. Datos de Membresía

• Número de membresía
• Categoría de membresía
• Fecha de ingreso
• Estado de la membresía
• Historial de asistencia y reservaciones
• Registro de invitados
• Historial de consumos
• Preferencias declaradas (gastronómicas, de eventos, etc.)

4.4. Datos de Imagen y Biométricos

• Fotografía para carné de membresía
• Fotografías y videos en eventos del Club
• Grabaciones de sistemas de videovigilancia
• Datos biométricos para control de acceso (cuando se implementen)

4.5. Datos Financieros

• Información de facturación (nombre, NIT, dirección)
• Historial de pagos y estado de cuenta
• Datos bancarios para domiciliación (cuando se autorice)
• Historial crediticio con el Club

4.6. Datos de Navegación

• Dirección IP
• Tipo de navegador y dispositivo
• Sistema operativo
• Páginas visitadas y tiempo de navegación
• Cookies y tecnologías similares

4.7. Datos de Referencia

• Nombre del miembro que refiere (para aspirantes)
• Referencias personales o profesionales proporcionadas

4.8. Datos Sensibles

El Club puede recolectar datos sensibles únicamente en los siguientes casos y con autorización expresa:

• Datos de salud: Alergias alimentarias o condiciones médicas relevantes para la prestación segura de servicios gastronómicos
• Datos biométricos: Huella dactilar o reconocimiento facial para control de acceso (cuando se implemente)

El suministro de datos sensibles es facultativo y su no entrega no afecta la membresía, salvo cuando sean necesarios para la seguridad del Titular.

5. Finalidades del Tratamiento

5.1. Finalidades Necesarias para la Relación de Membresía

• Evaluar y procesar solicitudes de membresía
• Gestionar el registro y la base de datos de miembros
• Emitir y administrar el carné de membresía y sistema de acceso
• Verificar identidad y controlar el acceso a las instalaciones
• Administrar reservaciones y participación en eventos
• Gestionar la facturación, cobro de cuotas y consumos
• Comunicar información operativa del Club (horarios, cambios, mantenimiento)
• Atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS)
• Garantizar la seguridad de las instalaciones y los miembros
• Aplicar el régimen sancionatorio cuando corresponda
• Cumplir obligaciones legales, tributarias y regulatorias

5.2. Finalidades de Comunicación y Marketing

Con la autorización del Titular, utilizaremos sus datos para:

• Enviar información sobre eventos, actividades y novedades del Club
• Remitir ofertas, promociones y beneficios exclusivos para miembros
• Comunicar información sobre aliados estratégicos y patrocinadores seleccionados
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios de preferencias
• Personalizar la experiencia del miembro según sus intereses
• Enviar felicitaciones en fechas especiales (cumpleaños, aniversario de membresía)
• Invitar a eventos especiales, lanzamientos y actividades

5.3. Finalidades de Análisis y Mejora

• Elaborar perfiles de consumo y preferencias para mejorar servicios
• Realizar análisis estadísticos agregados sobre uso de instalaciones
• Desarrollar nuevos servicios y experiencias
• Evaluar la satisfacción de los miembros
• Optimizar la comunicación y los canales de contacto

5.4. Finalidades de Imagen

• Utilizar la imagen del Titular en material institucional del Club
• Publicar fotografías de eventos en canales oficiales del Club
• Documentar las actividades y la historia del Club
• Crear contenido para redes sociales del Club (acceso restringido a miembros)

5.5. Finalidades para Terceros Aliados

Con autorización expresa del Titular:

• Compartir datos de contacto con aliados comerciales para envío de ofertas relevantes
• Facilitar acceso a beneficios de aliados estratégicos
• Participación en programas de fidelización compartidos

6. Autorización para el Tratamiento

6.1. Obtención de la Autorización

El Club obtiene autorización previa, expresa e informada del Titular a través de:

• Formulario de solicitud de membresía (físico o digital)
• Aceptación de estos términos en plataformas digitales
• Documentos específicos de autorización cuando se requieran
• Registro de invitados en las instalaciones

6.2. Autorización Específica para Marketing

Al otorgar la autorización, el Titular acepta recibir comunicaciones comerciales por los siguientes medios:

• Correo electrónico
• Mensajes de texto (SMS)
• Mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram)
• Llamadas telefónicas
• Correo postal
• Notificaciones push (app móvil)

Esta autorización es revocable en cualquier momento mediante los mecanismos establecidos en esta Política.

6.3. Autorización para Uso de Imagen

El miembro autoriza la captación y uso de su imagen en eventos del Club para fines institucionales. Esta autorización:

• Se entiende otorgada al aceptar los Términos y Condiciones de membresía
• Puede ser revocada mediante comunicación escrita para usos futuros
• No genera derecho a compensación económica
• No incluye uso en medios de difusión masiva abiertos sin consentimiento específico

6.4. Casos de No Requerimiento de Autorización

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización para:

• Información requerida por entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
• Datos de naturaleza pública
• Casos de urgencia médica o sanitaria
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas

7. Derechos de los Titulares

7.1. Derechos Reconocidos

De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación, el Titular tiene derecho a:

• Conocer: Acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
• Actualizar: Solicitar la actualización de sus datos cuando estén desactualizados
• Rectificar: Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o fraccionados
• Solicitar prueba: Obtener prueba de la autorización otorgada
• Ser informado: Conocer el uso que se ha dado a sus datos, previa solicitud
• Revocar: Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos
• Presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley
• Acceso gratuito: Los derechos se ejercen de manera gratuita al menos una vez al mes

7.2. Derechos Adicionales (RGPD - Titulares en la UE)

Para titulares ubicados en la Unión Europea, adicionalmente:

• Portabilidad: Recibir los datos en formato estructurado y de uso común
• Limitación: Solicitar la restricción del tratamiento en ciertos casos
• Oposición: Oponerse al tratamiento basado en interés legítimo o para marketing
• No decisiones automatizadas: No ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado

7.3. Limitaciones al Ejercicio de Derechos

Los derechos del Titular podrán limitarse cuando:

• Los datos sean necesarios para cumplir obligaciones legales del Responsable
• Existan obligaciones de conservación documental
• Los datos sean necesarios para ejercer o defender reclamaciones
• La supresión afecte derechos de terceros

8. Procedimiento para Ejercer Derechos (PQRS de Datos Personales)

8.1. Canales de Atención

El Titular puede ejercer sus derechos a través de:

8.2. Requisitos de la Solicitud

La solicitud debe contener:

• Nombre completo y documento de identificación del Titular
• Descripción clara de los hechos y la petición concreta
• Datos de contacto para respuesta
• Documentos que soporten la solicitud (si aplica)
• Poder especial si actúa a través de representante

8.3. Procedimiento de Consultas

8.4. Procedimiento de Reclamos

8.5. Revocatoria de Autorización y Supresión

Para solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de datos:

• Envíe comunicación escrita indicando su solicitud
• Identifique los datos específicos o si es revocatoria total
• Se atenderá en los plazos de reclamo indicados anteriormente
• La revocatoria no es retroactiva ni afecta datos necesarios para obligaciones legales

8.6. Opt-out de Comunicaciones Comerciales

Para darse de baja de comunicaciones de marketing:

• Haga clic en el enlace "darse de baja" en cualquier correo promocional
• Responda "BAJA" a cualquier SMS promocional
• Envíe correo a notificaciones@corporacionlacienclub.co con asunto "BAJA MARKETING"
• Comuníquese por WhatsApp solicitando exclusión

La exclusión de marketing no afecta comunicaciones operativas necesarias para su membresía.

8.7. Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Si considera que su solicitud no fue atendida adecuadamente, puede presentar queja ante la SIC:

• Requisito previo: Haber presentado reclamo ante el Responsable sin respuesta satisfactoria
• Sitio web: www.sic.gov.co
• Dirección: Carrera 13 No. 27-00, Pisos 1 al 6, Bogotá D.C.

9. Transferencia y Transmisión de Datos

9.1. Encargados del Tratamiento

El Club puede transmitir datos a Encargados que prestan servicios de:

• Tecnología y hosting (servidores, almacenamiento en nube)
• Procesamiento de pagos y pasarelas de pago
• Email marketing y comunicaciones
• Contabilidad y facturación electrónica
• Seguridad y videovigilancia

Todos los Encargados están obligados contractualmente a cumplir esta Política y la normativa de protección de datos.

9.2. Terceros Destinatarios

Los datos podrán ser transferidos a:

• Aliados comerciales: Para envío de ofertas relevantes, únicamente con autorización expresa del Titular
• Autoridades: Cuando exista obligación legal o requerimiento de autoridad competente
• Asesores profesionales: Abogados, contadores, auditores (sujetos a confidencialidad)

9.3. Transferencias Internacionales

Algunos Encargados pueden estar ubicados fuera de Colombia. En tales casos:

• Se verifica que el país destinatario tenga niveles adecuados de protección, o
• Se suscriben contratos con cláusulas de protección de datos, o
• Se cuenta con autorización expresa del Titular

Para titulares en la UE, las transferencias cumplen los requisitos del Capítulo V del RGPD.

10. Medidas de Seguridad

10.1. Medidas Técnicas

• Cifrado de datos en tránsito (SSL/TLS) y en reposo
• Firewalls y sistemas de detección de intrusiones
• Controles de acceso basados en roles y autenticación
• Copias de seguridad periódicas
• Monitoreo y registro de accesos a bases de datos
• Actualizaciones de seguridad periódicas

10.2. Medidas Administrativas

• Políticas internas de seguridad de la información
• Capacitación del personal en protección de datos
• Acuerdos de confidencialidad con empleados y contratistas
• Procedimientos de gestión de incidentes de seguridad
• Auditorías periódicas de cumplimiento

10.3. Medidas Físicas

• Control de acceso físico a instalaciones con datos
• Sistemas de videovigilancia
• Almacenamiento seguro de documentos físicos

10.4. Gestión de Incidentes

En caso de incidente de seguridad que afecte datos personales:

• Se activará el protocolo interno de respuesta
• Se notificará a los Titulares afectados cuando el incidente pueda causar perjuicio
• Se reportará a la SIC cuando sea requerido por la normativa
• Se documentarán las acciones correctivas implementadas

11. Conservación de Datos

11.1. Criterios de Conservación

Los datos personales se conservan por el tiempo necesario para:

• Cumplir las finalidades del Tratamiento
• Cumplir obligaciones legales de conservación
• Atender posibles reclamaciones o acciones legales

11.2. Plazos de Conservación

11.3. Eliminación de Datos

Cumplidos los plazos de conservación, los datos serán:

• Eliminados de manera segura e irreversible, o
• Anonimizados para fines estadísticos o de archivo histórico

12. Cookies y Tecnologías Similares

12.1. Uso de Cookies

El sitio web del Club utiliza cookies para:

• Cookies técnicas/necesarias: Funcionamiento básico del sitio
• Cookies analíticas: Análisis de uso para mejorar el sitio
• Cookies de preferencias: Recordar configuraciones del usuario

12.2. Gestión de Cookies

El usuario puede gestionar las cookies mediante:

• Configuración del navegador para bloquear o eliminar cookies
• Panel de preferencias del sitio (cuando esté disponible)

La desactivación de cookies puede afectar la funcionalidad del sitio.

13. Videovigilancia

13.1. Finalidad

El Club cuenta con sistemas de videovigilancia para:

• Garantizar la seguridad de miembros, invitados, personal e instalaciones
• Prevenir actos ilícitos o contrarios al Reglamento
• Servir como elemento de prueba en caso de incidentes

13.2. Información

• Las áreas videovigiladas están señalizadas con avisos informativos
• Las grabaciones se almacenan por un período máximo de 30 días
• El acceso a las grabaciones está restringido al personal autorizado
• Las grabaciones solo se entregan a autoridades mediante requerimiento legal

14. Tratamiento de Datos de Menores

La Cien Club no recolecta intencionalmente datos de menores de edad. Nuestros servicios están dirigidos exclusivamente a personas mayores de 18 años.

Si detectamos que hemos recolectado datos de un menor sin la debida autorización de sus representantes legales, procederemos a su eliminación inmediata conforme a la Ley 1581 de 2012.

15. Modificaciones a la Política

El Club se reserva el derecho de modificar esta Política cuando sea necesario para reflejar cambios normativos, operativos o de prácticas de tratamiento.

Las modificaciones serán comunicadas mediante:

• Publicación de la versión actualizada en el sitio web
• Notificación por correo electrónico para cambios sustanciales
• Aviso en las instalaciones del Club

Cuando los cambios requieran nueva autorización, se solicitará expresamente al Titular.

16. Vigencia

Esta Política entra en vigencia a partir del 5 de febrero de 2026 y permanecerá vigente mientras La Cien Club realice tratamiento de datos personales.

Las bases de datos objeto de tratamiento tienen vigencia indefinida mientras subsistan las finalidades que justifican su existencia.

17. Contacto